Eine Live-Galerie macht aus den Handys im Saal eine gemeinsame Kamera. Gäste laden Fotos vom Platz aus hoch, und ein Bildschirm neben der Bar oder der Tanzfläche zeigt sie wenige Sekunden später. Dieser Leitfaden behandelt Technik, Gästeablauf, Datenschutz, die Kombination mit einer Fotobox und einen realistischen Zeitplan.
Was eine Live-Galerie ist – und was nicht
Eine Fotobox mit Live-Galerie besteht aus zwei Teilen:
- Das gemeinsame Album: eine Webseite, auf der die Fotos aller Gäste an einem Ort zusammenlaufen. Jeder mit dem Link kann stöbern und herunterladen.
- Die Live-Slideshow: eine Vollbildansicht desselben Albums, die die Bilder durchläuft und neue Uploads automatisch aufnimmt.
Der Wert liegt in der Schleife: Ein Gast fotografiert, lädt hoch und sieht das Bild zwei Minuten später an der Wand. Genau diese Schleife bringt die anderen Tische dazu, ebenfalls zum Handy zu greifen.
Erfahrungswerte einer Hochzeit mit 80 Gästen: 250 bis 500 Fotos über den Abend, etwa ein Drittel davon in der ersten Stunde nach der Ansage.
Technik: Was Sie in der Location brauchen
| Teil | Minimum | Besser |
|---|---|---|
| Bildschirm | Fernseher der Location, ab 43 Zoll | Beamer auf helle Wand, 2 m Bildbreite |
| Zuspieler | Beliebiger Laptop mit Browser | Laptop plus Streaming-Stick als Reserve |
| Kabel | HDMI, 3 m | HDMI 5 m plus Mehrfachsteckdose |
| Internet | WLAN der Location | Eigener Handy-Hotspot als Ausweichlösung |
| Aufstellung | Tisch an der Wand | Rollständer, Bildmitte auf 1,6 m Höhe |
Hinweise aus der Praxis:
- Laptop statt Smart-TV. Ein Laptop, der die Slideshow im Browser zeigt, ist berechenbarer als der Browser eines Fernsehers. Standby deaktivieren, Netzteil anschließen, Bildschirmdimmung ausschalten.
- Beamer-Helligkeit. Im gedimmten Saal beim Abendessen reichen 3.000 ANSI-Lumen. Bei Tageslicht oder im hellen Foyer brauchen Sie 5.000 oder mehr – oder gleich einen Fernseher.
- Standort. Die Gäste schauen vom Platz aus auf den Bildschirm. Stellen Sie ihn dort auf, wo die meisten Tische Sichtkontakt haben, nicht neben den Eingang. Nicht hinter den DJ, dessen Lichteffekte das Bild überstrahlen.
So kommen die Gästefotos hinein: QR-Code auf den Tischen, keine App
Kein Gast installiert für einen Abend eine App. Der Weg muss lauten: scannen, tippen, Fotos auswählen, fertig. Mit Guest Pictures legt der Gastgeber in etwa einer Minute ein Event an und erhält QR-Code und Link. Die Gäste scannen den Code mit der Handykamera, die Galerie öffnet sich im Browser, und sie laden direkt aus der Fotomediathek hoch. Ohne App, ohne Konto.
So platzieren Sie den QR-Code, damit er tatsächlich genutzt wird:
- Tischkarten: eine Klappkarte pro Tisch, QR-Code mindestens 3 cm breit, eine Zeile Text: "Fotos hochladen – sie erscheinen auf der Leinwand."
- Neben dem Bildschirm: ein A4-Ausdruck auf Augenhöhe oder der Code am Ständer des Fernsehers. Wer die Slideshow sieht, will mitmachen.
- Toiletten und Bar: die beiden Orte, an denen Gäste stehen und aufs Handy schauen.
Foto-Challenges senken die Hürde weiter. Aufgaben wie "ein Foto mit jemandem, den Sie heute kennengelernt haben" oder "der beste Tanzschritt des Abends" geben zurückhaltenden Gästen einen Grund zum Fotografieren. Guest Pictures hat Foto-Challenges eingebaut; ein separates Plakat brauchen Sie dafür nicht.
Datenschutz und Moderation
Eine Live-Wand zeigt Bilder dem ganzen Saal. Legen Sie die Regeln vor dem Fest fest:
- Private Galerie. Nutzen Sie die Option für eine private Galerie, sodass nur Personen mit Link oder QR-Code das Album sehen. Den Link nicht öffentlich in sozialen Netzwerken posten.
- Gäste informieren. Eine Zeile auf der Tischkarte genügt: "Hochgeladene Fotos werden auf dem Bildschirm gezeigt und sind für die Gäste dieser Feier sichtbar." Wer nicht erscheinen möchte, lädt einfach nichts hoch.
- Wer moderiert. Benennen Sie eine Person (nicht das Brautpaar, nicht den Gastgeber), die die Galerie auf dem Handy offen hat und innerhalb einer Minute reagieren kann, falls ein unpassendes Foto auftaucht. Auf den meisten Feiern passiert das nie – aber die Person sollte es geben.
- Kinder und Kollegen. Bei Familienfeiern die Eltern einmal fragen, ob Kinder an der Wand in Ordnung sind. Bei Firmenfeiern gilt: freiwillig, und das auch so sagen.
- Nach dem Fest. Vereinbaren Sie, wann die Galerie geschlossen oder gelöscht wird. Die Gäste sollten in den ersten Tagen herunterladen, was sie behalten möchten; ein Datum in der Dankesnachricht hilft.
Guest Pictures übernimmt die technische Seite: private Galerie, keine Cookies und automatische Löschung nach dem Event (30 Tage, bei freigeschalteten Alben 12 Monate). Die menschliche Seite – den Gästen zu sagen, was mit den Bildern passiert – bleibt Aufgabe des Gastgebers.
Fotobox und gemeinsame Galerie kombinieren
Eine Fotobox-Station und eine Live-Galerie decken unterschiedliche Momente ab. Die Fotobox liefert gestellte Gruppencollagen mit Requisiten; die Galerie sammelt spontane Bilder aus dem ganzen Saal. Beides verbindet sich in einem Schritt.
Richten Sie eine Browser-Fotobox auf Laptop oder Tablet an einem festen Platz ein. Fotobox Online nimmt vier Fotos mit 3-Sekunden-Countdown auf, legt einen von 13 Effekten darüber, druckt Ihren eigenen Text in den Rahmen und speichert eine JPEG-Collage. Die Fotos werden lokal im Browser verarbeitet und von der Fotobox selbst nie hochgeladen.
So kommt die Collage an die Wand:
- Die Gäste laden die JPEG-Datei an der Fotobox herunter (oder eine Hilfsperson erledigt das am Stationsgerät).
- Sie scannen den Galerie-QR-Code, der neben der Fotobox hängt.
- Sie laden die Collage aus dem Download-Ordner hoch wie jedes andere Foto.
Innerhalb einer Minute erscheint die quadratische 2×2-Collage in der Live-Slideshow – meist unter Applaus vom Tisch der Gruppe. Guest Pictures hat zusätzlich eine eigene Fotobox in der Galerie; damit entfällt der Download-Schritt, wenn Gäste ihr eigenes Handy nutzen. Die Station eignet sich für das Gefühl der "großen Kamera" mit Requisiten und Hintergrund, die Galerie-Fotobox für spontane Aufnahmen an den Tischen. Den Aufbau der Station beschreibt unser Leitfaden zur Hochzeits-Fotobox.
Ablaufplan
| Zeit | Aufgabe |
|---|---|
| 60 Min. vorher | Bildschirm, Laptop, HDMI und Strom aufbauen. Mit dem WLAN verbinden, Slideshow öffnen, ein Testfoto vom eigenen Handy hochladen und prüfen, ob es erscheint. |
| 45 Min. vorher | Tischkarten und A4-Schild verteilen. Prüfen, ob der QR-Code im tatsächlichen Saallicht aus 50 cm scannt. |
| 30 Min. vorher | Standby und Benachrichtigungen am Laptop deaktivieren. Alle anderen Tabs schließen. Slideshow im Vollbild starten. |
| Sektempfang | Slideshow läuft mit einigen vorab geladenen Fotos (Verlobungsshooting, Location), damit der Bildschirm nie leer ist. |
| Begrüßung | Trauzeuge oder Moderator sagt einen Satz: wo der Code ist und dass die Fotos auf der Leinwand landen. Diese eine Ansage verdoppelt in der Regel die Upload-Rate. |
| Abendessen | Hauptnutzung der Slideshow. Neue Uploads halten sie zwischen den Gängen frisch. |
| Eröffnungstanz / Party | Der Bildschirm wird zur Kulisse; Uploads laufen von der Tanzfläche weiter. |
| Letzte Stunde | Die moderierende Person geht die Galerie ein letztes Mal durch. |
| Nächster Morgen | Galerie-Link mit Download-Frist verschicken. |
Fehlersuche
- WLAN der Location bricht ab oder drosselt. Das häufigste Problem. Testen Sie die Verbindung beim Aufbau mit einem echten Upload, nicht mit einem Speedtest. Halten Sie den Handy-Hotspot für den Slideshow-Laptop bereit; die Gäste laden ohnehin über ihre eigenen Mobildaten hoch.
- Bildschirm wird nach 10 Minuten schwarz. Der Laptop ist in den Standby gegangen oder der Energiesparmodus des Fernsehers hat zugeschlagen. Beides beim Aufbau abstellen: Energieeinstellungen auf "nie", Eco-Modus am TV aus.
- QR-Code scannt nicht. Zu klein, zu glänzend oder zu dunkel. Mit 4 cm neu drucken und unter direktes Licht legen.
- Niemand lädt hoch. Niemand wurde informiert. Den Moderator bitten, die Ansage zwischen zwei Gängen einmal zu wiederholen.
Grundlagen zu Standort und Licht für die Fotobox-Station finden Sie in der Fotobox-Tipps-Checkliste.
Häufige Fragen
Müssen die Gäste eine App installieren oder ein Konto anlegen?
Nein. Bei Guest Pictures scannen die Gäste einen QR-Code und laden direkt im Handy-Browser hoch. Weder App noch Konto sind nötig.
Funktioniert die Live-Galerie ohne WLAN in der Location?
Ja. Die Gäste laden über ihre eigenen Mobildaten hoch. Der Slideshow-Laptop kann einen Handy-Hotspot nutzen. Der Bildschirm selbst braucht nur Strom und ein HDMI-Kabel.
Wie kommen die Fotobox-Collagen in die Live-Galerie?
Die Gäste laden die JPEG-Datei aus der Browser-Fotobox herunter und laden sie über denselben QR-Code hoch wie jedes andere Foto. Sie erscheint kurz darauf in der Slideshow.
Kann ich steuern, wer die Fotos sieht?
Ja. Stellen Sie die Galerie auf privat, sodass nur Personen mit Link oder QR-Code sie sehen können, und benennen Sie eine Person, die die Uploads am Abend im Blick behält.
Wie lange vor der Feier sollte ich aufbauen?
Sechzig Minuten vor Ankunft der Gäste. Die meisten Probleme sind Energieeinstellungen und WLAN, und beides ist in zehn Minuten behoben, wenn man es rechtzeitig findet.
